Urządzanie przestrzeni biurowej wymaga przemyślenia wielu aspektów wyposażenia pod względem jego funkcjonalności, wyglądu, a także budżetu. Od wybrania stylistyki, według której ma być projektowane pomieszczenie, przez wybór elementów takich jak oświetlenie, biurka, szafki, po organizery, teczki, markery i inne artykuły biurowe. Jedno jest pewne – nie ma biura bez biurek, a co za tym idzie – i krzeseł biurowych. Jak wybrać krzesło biurowe? Jaki fotel będzie wygodny? Czy powinniśmy wybrać super krzesło dla prezesa, a na innych pracownikach zaciskać budżet? Jeśli nasze biuro odwiedzają klienci, to na czym oni powinni siedzieć? Może jesteś pracownikiem na home office lub po pracy spędzasz godziny przed komputerem – czy domowe warunki są mniejszym wyzwaniem niż firmowe biuro? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć poniżej.
Prawdopodobnie inne krzesła wybierzemy do nowoczesnego biura, inne do alternatywnej kameralnej przestrzeni, gdzie kładziemy nacisk na detale, a jeszcze inne do jednoosobowych gabinetów. Zastanówmy się, jak wygląda lub jak będzie wyglądała przestrzeń biurowa, którą wyposażamy. Czasami dużo lepiej sprawdzą się obrotowe fotele biurowe obite w naturalną lub ekologiczną skórę, a w innej przestrzeni lepiej będą się prezentować krzesła na drewnianych nogach, obite w patchworkową tkaninę, których prosta konstrukcja będzie całkowicie wystarczająca.
Chociaż wybór krzesła do biura zazwyczaj kojarzy się z braniem pod uwagę potrzeb osób pracujących przed komputerem większość dnia, nie oznacza to przecież, że to faktycznie jedyne krzesła, jakie w biurze stoją. Oprócz krzeseł dla stałych pracowników, często musimy przewidzieć miejsce dla klientów. Tak samo, jak możemy rozróżnić potrzeby pracowników, tak samo rodzaj uczestnictwa klientów w przestrzeni biurowej może być niejednakowy. Pracownicy mogą siedzieć przy biurku kilka a nawet kilkanaście godzin z krótką przerwą na obiad, tak samo, jak mogą większość czasu poświęcać na chodzenie między gabinetami, a nawet nadzorować pracę na hali produkcyjnej, żeby potem na chwilę usiąść przy biurku i zająć się dokumentacją. Dlatego wybierając krzesło biurowe weźmy pod uwagę intensywność jego przyszłej eksploatacji. Może się okazać, że nie wszyscy pracownicy potrzebują drogiego krzesła o szerokim zakresie ustawień, jeżeli przy biurku spędzają praktycznie tylko chwilę w ciągu dnia. Tak samo klienci – niektórzy przychodzą do biura na wielogodzinne konferencje, i tutaj postawmy na ergonomiczne krzesła biurowe – a inni na piętnaście minut w celu podpisania jakiś wniosków i dokumentów.
Inną kwestią jest nagminne zjawisko wartościowania pracowników różnego szczebla w firmie, ze względu na ich pozycję w strukturze, pomijając zupełnie ich potrzeby względem charakteru pracy. Pracownicy mający siedzący tryb pracy, powinni mieć dostęp do wyposażenia adekwatnego do trybu pracy, a nie jej prestiżu. Innymi słowy, prawdopodobnie pracownicy biurowi nie mają mniejszych potrzeb niż prezes firmy w kwestii komfortu pracy. Tak samo jak ochroniarz stróżujący godzinami przed kamerami i doradca klienta w banku. Wybierając krzesła biurowe bierzmy pod uwagę to, jak będą one eksploatowane przez wszystkich pracowników.
Aby intensywnie eksploatowane krzesło biurowe było dla nas wygodne i ergonomiczne, należy rozpatrzyć jego konstrukcję i funkcjonalność pod kilkoma względami, takimi jak:
W celu zadbania o wygodę, ale też o długofalowe konsekwencje pracy przy biurku, powinniśmy wybierać krzesła biurowe, których oparcie jest dostosowane do kształtu kręgosłupa (wygięcie w kształt litery „S”). Tak wyprofilowane oparcie powinno odciążyć plecy i redukować wywoływanie bólu w okolicach lędźwi. Niektóre fotele biurowe mają dodatkowe wsparcie odcinka lędźwiowego, czy to poprzez specjalne wygięcie oparcia, czy poduszeczkę – najlepiej jeśli można regulować jej wysokość, a tym samym dostosować jej położenie do wzrostu pracownika. Niektóre oparcia wzbogacone są o zagłówek, który pozwoli odciążyć odcinek szyjny w chwilach odpoczynku oraz poduszkę szyjną. Oparcie fotela biurowego powinno być wysokie na tyle, aby móc się swobodnie o nie oprzeć całą długością pleców. Nie powinno być całkowicie prostopadłe do podłogi, ale o kilka-kilkanaście stopni odchylone do tyłu.
Siedzisko powinno być dostosowane do wielkości i wagi pracownika. Nie może być zbyt szerokie (to utrudni oparcie rąk o podłokietniki), ani zbyt wąskie, aby pracownik nie czuł się unieruchomiony. Należy zwrócić uwagę także na głębokość i wysokość siedziska. Nie powinniśmy się zatapiać w głąb krzesła, ale jednocześnie musimy mieć wystarczające podparcie dla ud. Dodatkowo zaokrąglenie siedziska po bokach odciąży ich dolne partie. Wysokość powinna być wyregulowana w taki sposób, aby móc oprzeć stopy płasko na podłodze, zachowując nogi zgięte w kolanach w kąt prosty. Modele z wyższej półki pozwalają na regulację głębokości i pochylenia siedziska.
Podłokietniki są przydatnym elementem krzeseł biurowych, szczególnie kiedy zależy nam na odciążeniu ramion w chwili odpoczynku, a także uniknięciu bólu ramion i pleców w sytuacjach, kiedy dużo korzystamy z klawiatury i myszki znajdujących się na biurku. Praca będzie jeszcze bardziej komfortowa, jeżeli wybierzemy model krzesła, w którym podłokietniki są obracane.
W obrotowych krzesłach biurowych jest to zazwyczaj pięcio- lub czteroramienna podstawa. Pięcioramienna zapewnia większą stabilność. Obrotowa podstawa krzesła na kółkach pozwala na sięganie do szafek po dokumenty bez konieczności ciągłego wstawania. Nie będzie też problemu z obróceniem się w kierunku współpracownika. Stabilne kółka to także ważny element konstrukcji. Nie mogą być one zbyt lekkie w poruszeniu, ale też zbyt zastygłe, abyśmy nie musieli wkładać dużo wysiłku w przesunięcie się. Jednak nie zawsze kółka to dobre rozwiązanie – np. kiedy pod krzesłem mamy dywan. W niektórych warunkach lepiej się sprawdzą krzesła na płozach i krzesła wspornikowe. Warto też przeczytać, jaka jest maksymalna dopuszczalna waga użytkownika krzesła, którą sprzęt udźwignie.
Najczęściej spotkamy się z krzesłami biurowymi tapicerowanymi lub obitymi w skórę ekologiczną (rzadziej naturalną). Wiele modeli posiada oparcie wykonane z przewiewnej siatki. Każdy materiał, z którego wykonane jest oparcie i siedzisko krzesła ma swoje wady i zalety. Niektóre są dobrze oddychające (jak siatka), a inne mniej (tapicerowane lub plastikowe). Jedne lepiej się dopasowują do ciała (skórzane), drugie wcale (plastikowe). Jeżeli krzesło ma sztuczne obicie, warto aby miało otwory wentylacyjne. Także podłokietniki i podstawy krzesła biurowego mogą być wykonane z różnych materiałów. Podłokietniki mogą być plastikowe, metalowe, drewniane, pokryte skóra czy wyposażone w dodatkowe poduszeczki, jak fotele dla graczy. Plastik i metal są łatwe w czyszczeniu, ale także twardsze. Drewniane podłokietniki wyglądają bardziej ekskluzywnie, ale może być na nich dość szybko widać obicia i ślady zużycia. Podstawy krzeseł wykonane są najczęściej z metalu lub z twardszego plastiku.