ERLI

Organizacja dokumentów

(5 577 wyników)
Sortuj wg:  
najlepsze dopasowanie
Kategorie i filtry

Skuteczne sposoby na segregację dokumentów

Segregowanie i archiwizowanie dokumentów  to czynności, o których na co dzień myślą tylko najlepiej zorganizowane osoby. Większość z nas odkłada je na bliżej nieokreśloną przyszłość. Porządkowanie stosu papierów, wkładanie ich w teczkisegregatory i oklejanie etykietami to dla wielu z nas żmudne, czasochłonne, a przede wszystkim niezbyt pasjonujące zajęcie. A ponieważ z biegiem czasu poukładanych w przypadkowych miejscach dokumentów przybywa, coraz mniejszą mamy chęć, by poświęcić im wolny wieczór. Paradoksalnie jednak umieszczenie wszechobecnych umów i rachunków w organizerach jest ogromną oszczędnością czasu!

Czemu służy segregacja dokumentów?

Jakie konkretnie profity da nam zarchiwizowanie dokumentów i wypracowanie sposobu ich łatwej segregacji w przyszłości? Oczywiście zawsze będziemy w stanie szybko odnaleźć potrzebne nam umowy i rachunki, a na półkach i w szufladach wreszcie zapanuje porządek. W praktyce oznacza to jednak znacznie więcej:

  • na dłuższą metę zyskamy mnóstwo czasu, bo nie będziemy tracić go każdorazowo na poszukiwania,
  • oszczędzimy sobie niepotrzebnego stresu, jakiego przysparza nam np. myśl o zaginionym paszporcie,
  • podniesiemy swoją efektywność we współpracy z klientami czy zarządzaniu domowym budżetem,
  • nawet na odległość z łatwością wytłumaczymy innym osobom (współpracownikom, rodzinie), gdzie mogą znaleźć określony dokument,
  • uchronimy ważne papiery przed zniszczeniem, wkładając je w koszulki i przechowując bezpiecznie w skoroszytach na dokumenty.

Akcesoria pomocne przy organizacji dokumentów

Dokonując segregacji dokumentów w firmie, warto zaopatrzyć się w estetyczne teczki czy kuwety. W końcu biuro jest wizytówką każdej instytucji i musi sprawiać jak najlepsze wrażenie na klientach i kontrahentach. W domu umowy, polisy czy akty własności możemy uporządkować na rozmaite sposoby, a następnie przechowywać je choćby w pudłach po butach. Znacznie łatwiej jest jednak wykorzystać akcesoria przeznaczone do organizacji dokumentów. Zwykle zresztą są to bardzo ładne, designerskie przedmioty – odpowiednio dobrane mogą stać się ozdobą każdego wnętrza.

Przystępując do porządków w dokumentach, warto zaopatrzyć się w:

Dobrej organizacji papierów w firmach mogą posłużyć także ofertówki albo stojaki na korespondencję. Na każdym biurku bez wątpienia przydadzą się kuwety na dokumenty.

Jak zaplanować segregację dokumentów?

Nim dokonamy wyboru spośród akcesoriów do przechowywania dokumentów, jakie znaleźć można w ofercie ERLI.pl, powinniśmy przemyśleć system ich organizacji. Powinien on być adekwatny do naszych potrzeb (rodzaju segregowanych dokumentów, sposobu, w jaki z nich będziemy korzystać), a także uwzględniać przestrzeń, jaką dysponujemy. Inne rozwiązania posłużą małym przedsiębiorcom prowadzącym w domu firmę, a inne osobom, które w związku z przewlekłą chorobą gromadzą dokumentację medyczną. Warto zastanowić się, jakie ilości papierów musimy przechowywać, jak często chcemy mieć do nich dostęp, a nawet jaki format ma większość naszych dokumentów. Może okazać się bowiem, że zupełnie nie przydadzą nam się teczki A4 albo że zamiast koszulek musimy nabyć „wąsy” do segregatora i kilka skoroszytów.

Plan naszych porządków najlepiej sporządzić z kartką i długopisem – przeglądając sterty nieuporządkowanych dokumentów i wynotowując kategorie, na jakie chcemy je podzielić. Przykładowe (gdy chodzi o przechowywanie dokumentów w domu) to: „zdrowie”, „mieszkanie”, „bank”, „samochód”. Można także – wedle uznania – dokonać podziału nie ze względu na przedmioty, których dotyczą archiwizowane papiery, ale ze względu na charakter samych dokumentów, np.: „umowy”, „rachunki”, „korespondencja”, „epikryzy”. Wstępny podział na kategorie pozwoli nam wyobrazić sobie, ilu potrzebujemy teczek czy segregatorów oraz ile miejsca musimy na nie przeznaczyć. Warto zakupić akcesoria w różnych kolorach. Większość ludzi to wzrokowcy. Bez trudu zapamiętamy, że „samochód” to zielona teczka do segregatora, co w przyszłości ułatwi poszukiwania zarówno nam, jak i osobom, które zdalnie poprosimy o pomoc, stojąc w kolejce w urzędzie komunikacji.

Archiwizacja dokumentów krok po kroku

Najprostszym sposobem na segregację dokumentów jest wypisanie na kartkach nazw ustalonych kategorii, rozłożenie ich na dużym stole lub na podłodze, a następnie odkładanie na odpowiednie stosy wszystkich wyjętych z szuflad papierów. Po ich wstępnym posortowaniu, można podzielić je na podrzędne kategorie, np. „mieszkanie” na „prąd”, „gaz”, „czynsz”, itd. W obrębie każdej podgrupy dokumenty najlepiej jest ułożyć według dat. Jeśli na każdą z kategorii przeznaczymy osobny segregator lub skoroszyt, podkategorie rozdzielimy przekładkami, a następnie opiszemy lub okleimy etykietą, możemy mieć pewność, że następnym razem na poszukiwanie potrzebnego nam rachunku nie poświęcimy więcej niż minutę.